Το Ιδρυματικό Αποθετήριο «ΟΛΥΜΠΙΑΣ» του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων στοχεύει να φιλοξενήσει όλη την ερευνητική παραγωγή του Ιδρύματος από τα ίδια του τα μέλη δημιουργώντας μια ενιαία Πύλη Πληροφόρησης, ανοικτή σε περιεχόμενο και υπηρεσίες. Αποτελεί την ψηφιακή συλλογή του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων η οποία θα περιλαμβάνει τις διπλωματικές και μεταπτυχιακές εργασίες, καθώς και τις διδακτορικές διατριβές που εκπονούνται στο Ίδρυμα. Το Ιδρυματικό Αποθετήριο θα περιλαμβάνει, επίσης, τις δημοσιεύσεις των μελών της Ακαδημαϊκής Κοινότητας σε περιοδικά, συνέδρια κ.λπ., με απώτερο σκοπό τη συγκέντρωση όλης της πνευματικής δραστηριότητας του Ιδρύματος.
Το Ιδρυματικό Αποθετήριο λειτουργεί με το λογισμικό διαχείρισης ψηφιακών συλλογών Ανοικτού Κώδικα DSpace, και υλοποιεί το πρωτόκολλο OAI-PMH, ώστε να εξασφαλίζεται η Ανοικτή Πρόσβαση και η συγκομιδή μεταδεδομένων.
Το περιεχόμενο του Αποθετηρίου είναι οργανωμένο σε Κοινότητες. Η κάθε κοινότητα περιέχει υποκοινότητες που αντιστοιχούν σε Τμήματα των Σχολών του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων. Οι υποκοινότητες περιέχουν Συλλογές που περιλαμβάνουν τα προπτυχιακά και μεταπτυχιακά προγράμματα των Τμημάτων. Κάθε υποκοινότητα ή συλλογή περιλαμβάνει τεκμήρια.
Η Πλοήγηση σας επιτρέπει να δείτε μία λίστα τεκμηρίων με τους εξής διαφορετικούς τρόπους/ευρετήρια:
Η πρόσβαση στο αποθετήριο είναι ανοικτή σε όλους. Mπορείτε όμως να δημιουργήσετε λογαριασμό για να έχετε πρόσβαση σε προσωποποιημένες υπηρεσίες μέσω του «Είσοδο σε» για να:
Για τις προσωποποιημένες υπηρεσίες του Αποθετηρίου δείτε τα παρακάτω Κεφάλαια «Το Αποθετήριό μου», «Είσοδος σε», «Επεξεργασία Προφίλ» «Αποθηκευμένες Αναζητήσεις» και «Λήψη Ενημερώσεων email»
Ένας τρόπος αναζήτησης τεκμηρίων σε όλο το Αποθετήριο, είναι η χρήση του πλαισίου αναζήτησης που βρίσκεται στο επάνω δεξί μέρος της κεντρικής σελίδας. Στο πλαίσιο μπορείτε να εισάγετε λέξεις – κλειδιά που μπορεί να αφορούν συγγραφική υπευθυνότητα, τίτλο τεκμηρίου, θέμα τεκμηρίου, σειρά κτλ. Για να περιορίσετε την αναζήτησή σας σε μία συγκεκριμένη υποκοινότητα ή συλλογή, πλοηγηθείτε στην κοινότητα ή στη συλλογή που σας ενδιαφέρει και χρησιμοποιήστε τα φίλτρα που είναι διαθέσιμα στο Προσθήκη Φίλτρων:
Επιλέξτε επίσης αν η αναζήτηση θα φέρει τεκμήρια με πλήρες κείμενο ή όχι. Επιπλέον, είναι διαθέσιμες και Επιλογές Προβολής:
Το Αποθετήριο παρέχει μια επιπλέον λειτουργία αναζήτησης, τον Εντοπισμό. Ο εντοπισμός χρησιμοποιεί την τεχνική αναζήτησης Faceted search, όπου τα ανακτήσιμα πεδία, όπως Συγγραφέας, Θέμα, Τύπος τεκμηρίου, Ημερομηνία, είναι διαθέσιμα σε μορφή ευρετηρίων. Ο κάθε όρος του ευρετηρίου εμφανίζεται με αύξουσα σειρά βάσει των περισσότερων εμφανίσεων (hits) στον κατάλογο. Ο Εντοπισμός είναι προσβάσιμος στην κεντρική σελίδα αλλά και στη σελίδα αναζήτησης. Τα αποτελέσματα μιας αναζήτησης ταξινομούνται σε φασέτες συνοψίζοντας τους αναζητήσιμους όρους των αποτελεσμάτων που αφορούν το Συγγραφέα, το θέμα, τον τύπο τεκμηρίου και την ημερομηνία, όπως αναφέρθηκε και παραπάνω.
Η Αναζήτηση γίνεται με πεζά ή κεφαλαία, με ελληνικές ή αγγλικές λέξεις (τονούμενες ή μη).
Τι αναζητείται στη γενική αναζήτηση με λέξεις-κλειδιά:
Η λέξη/οι λέξεις που εισάγετε στο πλαίσιο θα αναζητηθούν στα εξής πεδία: τίτλος, συγγραφέας, θέμα, περίληψη, σειρά και αναγνωριστικό εγγραφής κάθε τεκμηρίου.
Τι δεν αναζητείται - εξαιρούμενες λέξεις:
Η μηχανή αναζήτησης αγνοεί κάποιες λέξεις που προκύπτουν συχνά στην αγγλική γλώσσα, αλλά δε βοηθούν στην ποιότητα των αποτελεσμάτων. Αυτές είναι:
"a", "and" , "are" , "as" , "at" , "be" ,
"but" , "by" , "for" , "if" , "in" ,
"into",
"is" ,"it" ,"no" , "not" , "of" , "on" ,
"or" , "such", "the" , "to" , "was".
Χρησιμοποιήστε έναν αστερίσκο (*) μετά από τη ρίζα μιας λέξης για να λάβετε όλα τα αποτελέσματα που περιέχουν λέξεις που ξεκινούν με αυτή τη ρίζα, για παράδειγμα, η αναζήτηση select* θα εμφανίσει αποτελέσματα όπως selects, selector, selectman, selecting, ενώ η αναζήτηση Ελλ* θα εμφανίσει αποτελέσματα όπως Ελλάδα, Ελληνική, ελληνικές, ελληνισμού, κ.λπ.
Η μηχανή αναζήτησης αυτόματα αφαιρεί τις κοινές καταλήξεις λέξεων για να συμπεριλάβει πληθυντικό αριθμό, παρελθόντες χρόνους, κ.λπ.
Για να αναζητήσετε (μια φράση) χρησιμοποιώντας πολλές λέξεις ως φράση, χρησιμοποιήστε εισαγωγικά ("), στα οποία θα περικλείσετε μια σειρά λέξεων. "organizational change"
Βάλτε το σύμβολο συν (+) πριν από μια λέξη αν πρέπει να εμφανίζεται στα αποτελέσματα της αναζήτησης. Για παράδειγμα, στην ακόλουθη αναζήτηση η λέξη "training" είναι προαιρετική, αλλά η λέξη "dog" πρέπει να συμπεριλαμβάνεται στα αποτελέσματα. +dog training
Βάλτε το σύμβολο πλην (-) πριν από μια λέξη, αν θέλετε να μην εμφανίζεται στα αποτελέσματα της αναζήτησης. Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το NOT. Αυτό μπορεί να περιορίσει την αναζήτησή σας αποκλείοντας τυχόν ανεπιθύμητα αποτελέσματα. Για παράδειγμα, στην αναζήτηση, training –cat, training NOT cat θα λάβετε αποτελέσματα που περιέχουν τη λέξη "training", εκτός από αυτά που περιέχουν και τη λέξη "cat".
Οι ακόλουθοι τελεστές Boole μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να συνδυάσουν όρους. Σημειώστε πως πρέπει να εισάγονται με κεφαλαία!
-AND - για να περιορίσετε τα αποτελέσματα σε αυτά που περιέχουν όλες τις λέξεις ή φράσεις που έχουν
συνδυαστεί με αυτόν τον τελεστή,
εκπαίδευση AND ενηλίκων
θα ανακτήσει όλα τα τεκμήρια που περιέχουν και τις δύο λέξεις «εκπαίδευση» και «ενηλίκων».
-OR - για να διευρύνετε την αναζήτηση ώστε να συμπεριλάβει οποιαδήποτε από τις λέξεις ή φράσεις
βρίσκεται δίπλα από αυτόν τον τελεστή,
εκπαίδευση OR ενηλίκων
θα ανακτήσει όλα τα τεκμήρια που περιέχουν οποιαδήποτε από τις λέξεις «εκπαίδευση» ή «ενηλίκων».
-NOT - για να αποκλείσετε τεκμήρια που περιέχουν τη λέξη που ακολουθεί μετά τον τελεστή,
εκπαίδευση NOT ενηλίκων
θα ανακτήσει τεκμήρια που περιέχουν τη λέξη «εκπαίδευση» εκτός από αυτά που περιέχουν και τη λέξη
«ενηλίκων».
Παρενθέσεις μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να ομαδοποιήσουν τους όρους αναζήτησης σε σύνολα, και οι τελεστές μπορούν έπειτα να χρησιμοποιηθούν για όλο το σύνολο, π.χ.(εκπαίδευση OR κατάρτιση) AND (εργαζόμενοι OR ενήλικες)
Το περιεχόμενο του Αποθετηρίου του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων είναι οργανωμένο σε κοινότητες: Σε κάθε
Κοινότητα μπορεί να υπάρχει απεριόριστος αριθμός υπο-κοινοτήτων και συλλογών. Κάθε συλλογή μπορεί να
περιέχει απεριόριστο αριθμό τεκμηρίων. Αυτή η δομή προσφέρει στο Αποθετήριο τη δυνατότητα να προσαρμόζεται
στις διαφορετικές ανάγκες των κοινοτήτων. Ο διαχειριστής της κοινότητας αποφασίζει για επιμέρους
πολιτικές, όπως για τα εξής: ποιος μπορεί να προσθέσει περιεχόμενο, ποια διαδικασία ελέγχου ακολουθείται,
ποιοι έχουν πρόσβαση, κ.α., επίσης προσδιορίζει τη ροή των εργασιών (έλεγχος, επεξεργασία, μεταδεδομένα,
κ.α.) και τον τρόπο διαχείρισης των συλλογών.
Οι συλλογές μπορούν να είναι οργανωμένες ανά θέμα ή είδος πληροφορίας (όπως εργασίες ή δεδομένα) ή οποιαδήποτε άλλη μέθοδο ταξινόμησης. Οι συλλογές μπορούν να έχουν διαφορετικές πολιτικές και ροές εργασιών. Κάθε συλλογή έχει τη δική της σελίδα με πληροφορίες και πρόσφατες υποβολές.
Η είσοδος στο Αποθετήριο του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων για κατάθεση τεκμηρίου απαιτεί εγγραφή και
εξουσιοδότηση. Το σύστημα θα ζητήσει να χρησιμοποιήσετε τα στοιχεία σας για να σας αναγνωρίσει. Μερικές
λειτουργίες, όπως η υποβολή τεκμηρίου περιεχομένου, απαιτούν εξουσιοδότηση από τον διαχειριστή.
Για να εισέλθετε στο Αποθετήριο μπορεί να γίνει προσωπική ταυτοποίηση. Η είσοδος με προσωπική
ταυτοποίηση απαιτεί εγγραφή στο Αποθετήριο. Το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε το
σύνδεσμο «Είσοδο σε». Επιλέξτε το «Αποθετήριό μου» έπειτα, θα χρειαστεί να εισαγάγετε το e-mail σας και
τον κωδικό σας στη φόρμα εισόδου του συστήματος. Το e-mail σας θα πρέπει να εισαχθεί ολόκληρο.
Παράδειγμα: name(at)gmail.com
Για εγγραφή στο Αποθετήριο επιλέγετε «Νέος Χρήστης; Κάντε κλικ εδώ για να εγγραφείτε»
Τα τεκμήρια υποβάλλονται μόνο από δημιουργούς ή εξουσιοδοτημένους αντιπροσώπους τους. Η υποβολή των
τεκμηρίων συνοδεύεται απαραίτητα από την αποδοχή της «Αδειας Κατάθεσης». Η εγκυρότητα, η αυθεντικότητα
και το περιεχόμενο των τεκμηρίων αποτελούν αποκλειστική ευθύνη του ερευνητή/καταθέτη.
Τα τεκμήρια μπορούν να κατατίθενται σε οποιοδήποτε χρόνο, αλλά θα διατίθενται σε δημόσια προβολή
σύμφωνα με τους χρονικούς περιορισμούς που τίθενται από τον εκάστοτε εκδότη ή χρηματοδότη της
έρευνας.
Αν είστε (από το σύστημα) εξουσιοδοτημένος να υποβάλλετε τεκμήρια επιλέγοντας το σύνδεσμο «Είσοδο σε»
και ακολούθως το σύνδεσμο «Το Αποθετήριό μου» εισάγοντας τα στοιχεία σας, έχετε πρόσβαση στον προσωπικό
λογαριασμό σας και μπορείτε να δείτε:
1)μία λίστα με τις υποβολές (σας) που είναι σε εξέλιξη - από αυτήν τη λίστα μπορείτε να συνεχίσετε την
υποβολή σας, αν τη διακόψατε, ή να την ακυρώσετε και να αποσύρετε το τεκμήριο,
2)ένα σύνδεσμο προς μία λίστα τεκμηρίων που έχετε υποβάλει και που έχουν ήδη γίνει αποδεκτά στο
Αποθετήριο,
3)τη δυνατότητα να κάνετε μια νέα υποβολή
Έχοντας κάνει είσοδο στο λογαριασμό σας, η σελίδα «Επεξεργασία του Προφίλ σας» σάς επιτρέπει να αλλάξετε τις προσωπικές σας πληροφορίες. Μπορείτε να αλλάξετε τα στοιχεία σας, όπως Όνομα, Επίθετο, Τηλέφωνο επικοινωνίας και τον κωδικό πρόσβασης.
Η Λήψη Ενημερώσεων email αποτελεί μια ακόμα προσωποποιημένη υπηρεσία προς το χρήστη. Αφού κάνετε είσοδο στο Αποθετήριο, από τη σελίδα Οι Ενημερώσεις σας, επιλέγοντας μια από τις συλλογές και κάνοντας Εγγραφή, θα λαμβάνεται ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για κάθε νέο τεκμήριο που προστίθεται στις επιλεγμένες συλλογές. Μπορείτε να εγγραφείτε σε παραπάνω από μια συλλογές.
Έχοντας συνδεθεί ως χρήστης στο Αποθετήριο, έχετε τη δυνατότητα να αποθηκεύσετε την αναζήτηση όρων, με σκοπό να την επαναλάβετε όποτε χρειαστεί. Στο παράθυρο της αναζήτησης και αφού έχετε εισάγει το επιθυμητό ερώτημα, εμφανίζεται στην αριστερή πλευρά της σελίδας πλαίσιο «Αποθήκευση Αναζήτησης». Επιλέγοντας το, ορίζετε στο πλαίσιο διαλόγου τον τίτλο που θέλετε να αποθηκεύσετε την αναζήτηση.
Για βοήθεια σχετικά με τη χρήση του Dspace(at)UOI καθώς και για ερωτήσεις για το συγκεκριμένο δικτυακό τόπο, παρακαλώ επικοινωνήστε με την Ομάδα Διαχείρισης και υποστήριξης του Dspace(at)UOI
Με την είσοδο στη σελίδα Το Αποθετήριό μου και αφού ο χρήστης έχει αναγνωριστεί από το σύστημα, επιλέγει από τη σελίδα «Ξεκινήστε μια νέα υποβολή»
Το επόμενο βήμα αφορά την επιλογή της συλλογής στην οποία θα υπάγεται το τεκμήριο. Η συλλογή
επιλέγεται από την αναπτυσσόμενη λίστα.
Τα στάδια Υποβολής ενός τεκμηρίου ακολουθούν την εξής σειρά:
Περιγραφή
Φόρτωση
Επιβεβαίωση
Αδεια
Ολοκλήρωση
Περιγραφή
Από το αναπτυσσόμενο μενού ο χρήστης επιλέγει τον τύπο του τεκμηρίου. Ανάλογα με τον τύπο του
τεκμηρίου διαμορφώνεται και η φόρμα μεταδεδομένων, δηλαδή τα πεδία προς συμπλήρωση. Η λίστα έχει τις
κάτωθι επιλογές:
Προπτυχιακή/Διπλωματική Εργασία
Μεταπτυχιακή Εργασία
Διδακτορική διατριβή
Δημοσίευση σε συνέδριο
Δημοσίευση σε περιοδικό
Κεφάλαιο βιβλίου
Βιβλίο/Μονογραφία
Τεχνική Αναφορά
Εκπαιδευτικό υλικό/ Σημειώσεις Διαλέξεων
Σύνολο δεδομένων
Αλλο
Στο πεδίο Τίτλος συμπληρώνεται ο κύριος τίτλος του τεκμηρίου, καθώς και η γλώσσα αυτού. Υπάρχει δυνατότητα προσθήκης πρόσθετων τίτλων. Συμπληρωματικός/Δευτερεύων Τίτλος. Στο πεδίο συμπληρώνονται Εναλλακτικοί τίτλοι και η γλώσσα αυτών, όπως προηγουμένως.
Συμπληρώνονται οι συγγραφικές υπευθυνότητες του τεκμηρίου. Στο πρώτο πλαίσιο συμπληρώνεται η γλώσσα του ονόματος, έπειτα το Επίθετο και τέλος το όνομα του συγγραφέα.
Στο πεδίο συμπληρώνονται οι θεματικές επικεφαλίδες που περιγράφουν το τεκμήριο σύμφωνα με τους κανόνες καταλογογράφησης που έχει ορίσει το Ίδρυμα.
Ο χρήστης συμπληρώνει λέξεις – κλειδιά που περιγράφουν το τεκμήριο.
Το πεδίο αφορά τη συμπλήρωση ενός ή περισσοτέρων αναγνωριστικών του έργου, όπως το ISBN, ISSN, DOI κ.α.
Στο παρακάτω πεδίο συμπληρώνεται η γλώσσα σύνταξης του τεκμηρίου
Το πεδίο αφορά τα δικαιώματα πρόσβασης που ορίζονται για τη χρήση του πλήρους κειμένου του τεκμηρίου.
Οι επιλογές που δίνονται είναι οι εξής:
Α. Δημόσια Διαθέσιμο
Β. Διαθέσιμο σε χρήστες με IP του ιδρύματος
Γ. Διαθέσιμο σε πιστοποιημένους DSpace χρήστες
Δ. Χρονικός αποκλεισμός (6 μήνες)
Στο πεδίο συμπληρώνεται το όνομα του ιδρύματος και της Σχολής/Τμήματος που διαθέτει το συγκεκριμένο έργο.
Συμπληρώνεται η ημερομηνία έκδοσης του τεκμηρίου.
Υπάρχει η δυνατότητα να συμπεριληφθεί στη περιγραφή του τεκμηρίου και η περίληψη αυτού σε μια ή παραπάνω γλώσσες.
Αν υπάρχει, συμπληρώνουμε τον πίνακα περιεχομένων
Αν υπάρχει δηλώνουμε τον χορηγό που υποστήριξε τη συγγραφή του τεκμηρίου
Στο πεδίο συμπληρώνουμε το όνομα του βιβλίου στο οποίο ανήκει το κεφάλαιο που περιγράφουμε.
Στο πεδίο συμπληρώνεται ο εκδότης του τεκμηρίου
Στο πεδίο συμπληρώνεται η βιβλιογραφική αναφορά του τεκμηρίου.
Στην περίπτωση που περιγράφουμε κεφάλαιο βιβλίου, συμπληρώνεται στο πεδίο ο συγγραφέας του κεφαλαίου
Το πεδίο προσφέρεται για συμπλήρωση συμπληρωματικών πληροφοριών και σημειώσεων αναφορικά με το περιγραφόμενο τεκμήριο.
Στο δεύτερο στάδιο υποβολής του τεκμηρίου γίνεται η φόρτωση του πλήρους κειμένου. Επιλέγοντας το πλαίσιο «Επιλογή αρχείου» ο χρήστης φορτώνει το επιθυμητό αρχείο και συμπληρώνει στην «Περιγραφή Αρχείου» τον επιθυμητό τίτλο του επισυναπτόμενου αρχείου. Υπάρχει η επιλογή το στάδιο αυτό να παραλειφθεί. Επιλέγοντας Επόμενο το σύστημα ενημερώνει για την επιτυχή φόρτωση και πληροφορεί για το αρχείο που έχει φορτωθεί. Υπάρχει δυνατότητα διαγραφής του αρχείου, ενημέρωσης της περιγραφής του, αλλαγής του μορφότυπου και ρύθμιση του περιορισμού πρόσβασης. Αν δεν υπάρχει επιπλέον τεκμήριο για φόρτωση, ο χρήστης προχωρά στο επόμενο στάδιο υποβολής.
Στο στάδιο της Επιβεβαίωσης, το σύστημα παρέχει τη δυνατότητα στο χρήστη να επιβεβαιώσει ή και να διορθώσει την εγγραφή του τεκμηρίου πριν την τελική υποβολή του.
Στο στάδιο αυτό ορίζονται οι άδειες χρήσης Creative Commons για το συγκεκριμένο τεκμήριο. Ο χρήστης καλείται να ορίσει τα δικαιώματα χρήσης βάσει του είδους του τεκμηρίου που κάνει διαθέσιμο στο αποθετήριο. Αφού γίνει η επιλογή της άδειας Creative Commons, το σύστημα παραθέτει τους όρους της άδειας, ώστε να ενημερωθεί ο χρήστης αλλά και να συναινέσει με αυτούς.
Το τελευταίο στάδιο της υποβολής είναι η Ολοκλήρωση της Υποβολής. Το σύστημα ενημερώνει ότι ο χρήστης θα λάβει ειδοποίηση μέσω e-mail μόλις η υποβολή του έχει γίνει μέρος της συλλογής, ή αν για κάποιο λόγο υπάρξει πρόβλημα με την υποβολή. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε την κατάσταση της υποβολής σας πηγαίνοντας στη σελίδα Το Αποθετήριό μου. Επιπλέον, δίνεται η δυνατότητα υποβολής επιπλέον τεκμηρίου στην ίδια συλλογή.
Ο συγγραφέας μπορεί να καταθέτει το τεκμήριό του (π.χ. άρθρο, διατριβή, κ.ά.) στο Αποθετήριο «ΟΛΥΜΠΙΑΣ» μέσω της Αυτο-αρχειοθέτησης. Πρόκειται για μια απλή διαδικασία, κατά την οποία ο ίδιος ο συγγραφέας συμπληρώνει τα απαραίτητα βιβλιογραφικά περιγραφικά μεταδεδομένα και, στη συνέχεια, επισυνάπτει στο αποθετήριο το αρχείο του τεκμηρίου σε ηλεκτρονική μορφή. Ως διαδικασία, δεν στοχεύει στην αποτροπή συνεργασιών με εκδοτικούς οίκους, αντιθέτως, ενισχύει αντίστοιχες ενέργειες δρώντας συμπληρωματικά.
Τα μέλη της επιστημονικής κοινότητας του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων πρέπει να συμπληρώνουν πρώτα τα απαραίτητα μεταδεδομένα και έπειτα να καταθέτουν στο αποθετήριο το πλήρες κείμενο του τεκμηρίου σε ψηφιακή μορφή με ταυτόχρονο προσδιορισμό των δικαιωμάτων διαχείρισης της πνευματικής ιδιοκτησίας του τεκμήριου, ακολουθώντας τις πολιτικές που καθορίζονται από τις άδειες «Creative Commons».
Με την κατάθεση της εργασίας, ο συγγραφέας ή κάτοχος των πνευματικών δικαιωμάτων της εργασίας παραχωρεί στο «Ολυμπιάς» το μη- αποκλειστικό δικαίωμα αναπαραγωγής, μεταφοράς ή και διανομής της υποβληθείσας εργασίας (συμπεριλαμβανομένης της περίληψης) διεθνώς σε έντυπη και ηλεκτρονική μορφή και σε οποιοδήποτε μέσο (συμπεριλαμβανομένων ήχο, βίντεο κ.ά.).
Κάτοχος των πνευματικών δικαιωμάτων παραμένει ο συγγραφέας της εργασίας. Στην περίπτωση που ένας καταθέτης του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων σταματήσει να αποτελεί μέλος της κοινότητάς του, τα τεκμήρια που έχει καταθέσει μέχρι την αποχώρησή του εξακολουθούν να παραμένουν στο Ι.Α.Π.Ι. «ΟΛΥΜΠΙΑΣ».
Το Ι.Α.Π.Ι. «ΟΛΥΜΠΙΑΣ» δεν αξιολογεί τα τεκμήρια που κατατίθενται και οι συγγραφείς φέρουν την ευθύνη για την εγκυρότητά τους.
Το Ι.Α.Π.Ι. «ΟΛΥΜΠΙΑΣ» εφαρμόζει μηχανισμούς πιστοποίησης για τον έλεγχο της πρόσβασης
και της διάθεσης των τεκμηρίων. Αν για κάποιο λόγο ο ερευνητής θεωρήσει πως οι εργασίες του κινδυνεύουν,
μπορεί να θέτει περιορισμούς στην πρόσβαση. Συγκεκριμένα, οι καταθέτες που υποβάλλουν ηλεκτρονικά στο
Ι.Α.Π.Ι. «ΟΛΥΜΠΙΑΣ» άρθρα δημοσιευμένα σε περιοδικά ή συνέδρια, αδημοσίευτες έρευνες, όπως έγγραφα
εργασίας, τεχνικές αναφορές, κ.λπ., κεφάλαια βιβλίων ή βιβλία οφείλουν να τα υποβάλλουν (ή τουλάχιστον τα
μεταδεδομένα τους), ηλεκτρονικά, συνοδεύοντάς τα με τα εξής:
1) Βιβλιογραφικά στοιχεία, π.χ. όνομα συγγραφέα, τίτλο κεφαλαίου και βιβλίου, κ.λπ.
2) Περίληψη της εργασίας στην ελληνική ή/και στην αγγλική γλώσσα.
3) Αρχεία δεδομένων που σχετίζονται με το κεφάλαιο ή το βιβλίο (όπου είναι απαραίτητο).
Για συλλογές πολυμέσων: οι καταθέτες οφείλουν να τις υποβάλλουν, ηλεκτρονικά, συνοδεύοντάς τις με τα
εξής:
1) Βιβλιογραφικά στοιχεία, π.χ. όνομα συγγραφέα, τίτλο συλλογής, κ.λπ.
2) Περίληψη του αντικειμένου στην ελληνική ή/και στην αγγλική γλώσσα.
3) Αρχεία δεδομένων που σχετίζονται με το υλικό.
Οι μεταπτυχιακές εργασίες και διδακτορικές διατριβές που έχουν εκπονηθεί στο Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων κατατίθενται υποχρεωτικά στο Ι.Α.Π.Ι. «ΟΛΥΜΠΙΑΣ» (Συνεδρία Συγκλήτου 989/8-11-2012).
Με τη σύμφωνη γνώμη των Επιστημονικώς Υπευθύνων και των Συμμετεχόντων Ερευνητών σε δημόσια χρηματοδοτούμενη έρευνα να συνδράμουν στην προσπάθεια μεγιστοποίησης της προσβασιμότητας, της χρήσης και των εφαρμογών των ευρημάτων τους το Πανεπιστήμιο Ιωαννίνων αναμένει :
Το περιεχόμενο δομείται σύμφωνα με το μοντέλο των κοινοτήτων (communities) και των συλλογών (collections) που υποστηρίζει το διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης DSpace.
Οι κοινότητες αντιστοιχούν στην Ακαδημαϊκή οργάνωση του Πανεπιστημίου Ιωαννίνων, όπως είναι διαμορφωμένη σήμερα.
Οι κοινότητες μπορούν να διαφοροποιούνται ή και να εμπλουτίζονται σύμφωνα με τις ανάγκες που θα προκύπτουν από τις εξελίξεις στα ερευνητικά ή άλλα ενδιαφέροντα του ερευνητικού δυναμικού του Π.Ι.
Το Ιδρυματικό Αποθετήριο δέχεται τεκμήρια σε δημοφιλείς μορφές αρχείων, οι οποίες είναι σε χρήση από την πλειονότητα των χρηστών του Π.Ι. ή παράγονται από νόμιμο λογισμικό. Ενδεικτικά αναφέρονται οι κυριότερες μορφές ανά τύπο υλικού:
Δεν επιτρέπεται η απομάκρυνση τεκμηρίων από το Αποθετήριο. Σε ειδικές περιπτώσεις, όπως αυτές
διαχειριστικών ή νομικών κωλυμάτων, μπορεί να κριθεί απαραίτητη η απόσυρση τεκμηρίων από το αποθετήριο,
χωρίς αυτό να συνεπάγεται την πλήρη διαγραφή του. Σε τέτοιες περιπτώσεις το τεκμήριο αποσύρεται από τη
δημόσια προβολή αλλά παραμένει διαθέσιμη η αρχική εγγραφή των μεταδεδομένων και αναφέρονται οι λόγοι
απόσυρσης του τεκμηρίου.
Αποδεκτοί λόγοι απομάκρυνσης καταχωρήσεων από το αποθετήριο είναι οι εξής:
α) Πολιτικές εκδοτών,
β) Παραβίαση πνευματικών δικαιωμάτων,
γ) Νομικές κυρώσεις και
δ) Εθνική ασφάλεια.